אתם חזק בעניין הזה של DIY - "עשה זאת בעצמך". חשוב לכם להיות מעורבים בכל תהליך הפקת האירוע המשפחתי, יום הגיבוש לעובדים בחברה או הכנס שהחברה שלכם עורכת. יש חברות רבות בתחום הפקת האירועים אבל לכם חשוב להיכנס לנעלי המפיק על כל המשתמע מכך. קחו בחשבון שזה הולך להיות כאב ראש רציני, אבל אם זה מדליק אתכם, אז הנה כמה טיפים מובילים:

1. סוף מעשה במחשבה תחילה

תתחילו בדבר הכי חשוב – הגדרת קהל היעד של האירוע. ברגע שתדעו מי קהל היעד, מה הוא אוהב, מה מאפיין אותו, בני כמה המוזמנים, יותר גברים, יותר נשים, תחום עיסוקם, אזור גיאוגרפי ומה סגנון החיים שלהם, תוכל לעשות את שאר הבחירות של הפקת אירועים כמו תכנית האירוע, מיקומו, סוג האוכל אפילו, סוג המוזיקה ועוד.

2. ההצלחה נמצאת בפרטים הקטנים

עשו לעצמכם רשימה של כל הדברים שעולים בדעתכם שקשורים בהפקת אירועים – משימות שיהיה צריך לטפל בהן, בעיות שעלולות לצוץ, חששות שלכם, מחשבות, רעיונות, הכול מהכול. אם זה סוג התאורה, סוג מערכת הסאונד, אופן הקרנה של מצגות, קירבה לתחבורה ציבורית, מרצים או זמרים אורחים, סוג הכיבוד, בופה או אוכל לשולחן ועוד. אם מדובר באירוע עסקי כל פריט מידע כזה הוא חיוני. הקהל שיבוא יסיק מהצלחת האירוע על הצלחת החברה שלכם. אם מדובר באירוע משפחתי, בוודאי חשוב לכם שכל הדודים והדודות יזכרו אתכם לטובה ושלא תהפכו לשיחת היום בתור "מארגני האירוע הגרוע ביותר שנעשה במשפחה". רשימות תמיד עוזרות לא לשכוח את הפרטים הקטנים.

3. מה המטרה של הפקת האירוע?

סוד ההצלחה של הפקת אירועים הוא להגדיר מטרה עסקית מובהקת וחדה לקיום האירוע. כל בחירה שלכם בהמשך צריכה להתבסס ולהתנקז למטרה העיקרית שלכם. האם זה אירוע לגיוס לקוחות חדשים? האם זה אירוע לחיזוק קשרים עם לקוחות קיימים? האם זה אירוע השקה למוצר מסוים? חשוב שכל מי שלוקח חלק בהפקת האירוע יידע מה המטרה כדי שכולם יהיו מסונכרנים. אם זה אירוע משפחתי, זה המטרה היא כמובן לחגוג ולשמח את האורחים בשמחתכם.